Für viele ist das Mysterium „Headhunter“ und „Personalberater“ ein undurchsichtiges Konstrukt. Ruft er an, wissen viele nicht, wie man sich verhalten soll, was der Headhunter von einem erwartet und vor allem, wie der Prozess und die Zusammenarbeit mit dem Headhunter aussieht, noch was Sie als Bewerber von dem Headhunter erwarten können. Kennt man aber die Prozesse, so wissen Sie, was zu tun ist, wie man sich im Rahmen einer Zusammenarbeit verhält und vor allem, wie man die Zusammenarbeit so gestaltet, das sie hochgradig zielführend ist und Sie den Headhunter für sich als Karrierevehikel einzusetzen wissen.
Wie sieht die Zusammenarbeit mit einem Headunter für einen Bewerber aus?
Übersicht: 6 Schritte zum neuen Job
- Schritt: Erstkontakt – E-Mail oder Anruf vom Headhunter
- Schritt: Unterlagen an den Headhunter senden
- Schritt: Telefonisches / Video Interview, Rückmeldung vom Headhunter, klären der weiteren Vorgehensweise
- Schritt: Persönliches Interview mit dem Headhunter
- Schritt: Präsentation beim Auftraggeber
- Schritt: Moderation durch den Berater, Abschluss der Suche
Schritt 1: Erstkontakt – E-Mail oder Anruf vom Headhunter
Prozess
Vorab: Im Grunde spielt es für Sie keine Rolle, wie der Headhunter/Personalberater auf Sie aufmerksam wurde, da es für den weiteren Kontakt und Verlauf in der Zusammenarbeit keine Rolle spielt. Üblicherweise findet er Sie durch intensive Recherchen („Research“) in bspw. Business / Social Media Netzwerken, Sie wurden ihm empfohlen oder Sie haben ihn aktiv durch eine Initiativbewerbung auf sich aufmerksam gemacht.
Im ersten Schritt wird er sich telefonisch („Können Sie frei sprechen?“) oder via E-Mail bei Ihnen melden jeweils mit dem Ziel, sich einen ersten Eindruck über Ihre Person zu verschaffen und um Ihnen eine neue berufliche Herausforderung vorzustellen. Sollte sich im Verlauf des Erstkontaktes abzeichnen, dass eine Zusammenarbeit Sinn macht, wird er in weiteren, vertiefenden Gesprächen (meist zunächst Telefonate) erste Details über Sie erfahren wollen. Verbleiben wird er mit der Bitte um einen Lebenslauf, wird Ihnen aber i.d.R. vorher eine E-Mail mit seinen Kontaktdaten und, sofern es bereits um einen konkreten Job ging, ein Stellenprofil zusenden. Teilen Sie ihm mit, wann und wie Sie in der Folge am besten telefonisch erreichbar sind.
Zeitfaktor
Das Telefonat wir i.d.R. nur ca. 5 Minuten in Anspruch nehmen, da er Sie nicht länger von der Arbeit abhalten darf. Er wird mit Ihnen einen weiteren Telefontermin im privaten Umfeld (auch in einer Arbeitspause) auf Ihrem privaten Telefonanschluss (oder Handy) vereinbaren.
Schritt 2: Unterlagen an den Headhunter senden
Prozess
Nachdem im ersten, kurzen Telefonat festgestellt wurde, dass es für beide Parteien Sinn macht sich näher kennen zulernen, wird der Headhunter Sie um die Zusendung Ihres Lebenslaufs bitten um Sie und die damit einhergehenden Rahmenbedingungen besser einschätzen zu können, so dass er Ihnen und seinem Auftraggeber sinnvolle und adäquate Vorschläge unterbreiten kann oder um abzuklären, ob der bereits im ersten Telefonat avisierte Job tatsächlich eine neue Perspektive für Sie sein kann und zu Ihnen passt wie auch Sie zum Auftraggeber passen. Bitte senden Sie ihm die Unterlagen via E-Mail zu. Nach Erhalt Ihrer Unterlagen wird Ihnen der Headhunter eine Eingangsbestätigung zukommen lassen und sich kurzfristig mit Ihnen in Verbindung setzen. Teilen Sie ihm in der E-Mail mit, wann es Ihnen am besten passt (bspw. abends ab 18 Uhr auf dem Handy…) sofern dies nichts bereits geklärt wurde. Und bitte, merken Sie sich: Rufen Sie nicht direkt beim Auftraggeber an (Kunde d. Personalberaters)! Immer wieder gibt es „übermotivierte“ Bewerber, die versuchen über den direkten Kontakt zum Auftraggeber den Prozess zu beschleunigen oder Informationen „unverfälscht“ an den Auftraggeber zu bringen. Leider ist diese Initiative und die Einschätzung der Situation völlig falsch und oft mit einer in der Folge belasteten Situation verknüpft, so dass es oft damit endet, dass Sie sich durch diese Aktion selbst aus dem Prozess nehmen und disqualifizieren. Es gibt immer einen guten Grund, wieso eine Firma einen Personalberater mit der Suche beauftragt hat.
Zeitfaktor
Warten Sie maximal eine Woche mit dem Versenden der Unterlagen und nicht länger (bspw. über das Wochenende). In der Regel sind Sie nicht der einzige Bewerber, erschweren eine Zusammenarbeit nur unnötig und wirken wenig professionell und zuverlässig. Nach Zusendung Ihrer Unterlagen sollte Ihnen eine Eingangsbestätigung zeitnah bzw. maximal ein Tag später zugesandt werden. Innerhalb einer Woche sollten Sie eine weitere Rückmeldung erwarten können – entweder via E-Mail oder telefonisch.
Schritt 3: Rückmeldung und Informationsaustausch, klären der weiteren Vorgehensweise
Prozess
Nachdem sich der Headhunter ein erstes Bild von Ihrer Person gemacht hat, wird er weitere Details klären wollen. Hierzu wird er Sie erneut anrufen oder, sofern es nicht all zuviel zu klären gibt, sich via E-Mail bei Ihnen melden. Zu den zu klärenden Informationen gehören u.a. Gehalt, Mobilität, Wettbewerbsklauseln, Referenzen uvm. Macht es für alle Parteien Sinn, weiter am Ball zu bleiben, wird Schritt 4 eingeleitet. Wenn nicht, wird er Ihnen begründet absagen.
Zeitfaktor
Wie in Schritt 2 schon beschrieben wird sich der Berater nach ca. 1-2 Wochen (oft schneller) nach Erhalt Ihrer Unterlagen bei Ihnen melden.
Schritt 4: Interview mit dem Headhunter
Prozess
Nachdem alle Rahmenbedingungen geklärt wurden wird es Zeit, sich persönlich kennen zulernen. So vereinbart der Headhunter ein Interviewtermin mit Ihnen (ohne Kunde). Anschließend wird gemeinsam entschieden, ob ein weiteres Verfolgen des Engagements Sinn macht. Wenn nicht, wird der Berater Ihnen begründet absagen. Wenn es aber passt, wird der Headhunter einen vertraulichen Bericht erstellen, in welchem er die bisher gesammelten Informationen und Eindrücke zusammenfasst und seinem Kunden zur Verfügung stellt. Anschließend bespricht sich der Berater mit dem Kunden über Ihr Profil. Entspricht es auch den Vorstellungen des Kunden, werden Sie vom Berater zu einem persönlichen Gespräch beim Kunden eingeladen (Schritt 5). Wenn nicht, wird der Berater Ihnen begründet absagen. Tipp: Gute Berater nutzen diese Gespräche, Ihnen eine möglichst objektive (und kostenlose) Karriereberatung anzubieten. Nutzen Sie dieses Gespräch selbst aktiv und stellen Sie durchaus auch bewerbungsrelevante Fragen.
Zeitfaktor
Ohne Ab- und Anreise wird das persönliche Interview ca. eine Stunde in Anspruch nehmen. Halten Sie sich aber ein größeres Zeitfenster frei, nicht selten können es auch zwei Stunden werden. Nach dem Zusenden des vertraulichen Berichts an den Kunden kann ein Feedback dauern – leider ist diese Zeit von dem Berater kaum zu beeinflussen. Denken Sie immer daran, dass der Berater ein ureigenes Interesse daran hat, dass der Prozess schnell weiter geht, da Sie (die Bewerber) sein Kapital sind. Dennoch können Sie immer wieder einen aktuellen Status (meist via E-Mail) alle 1-2 Wochen erwarten.
Schritt 5: Präsentation beim Kunden bzw. Auftraggeber des Headhunter
Prozess
Der Headhunter stellt Sie dem Kunden persönlich vor und moderiert das Interview. Die vorherige Terminabsprache wird vom Büro des Headhunter organisiert. Bringen Sie zum Termin Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit (vor allem den Lebenslauf, Anlagen wie Zeugnisse gesondert mitführen und nur bei Bedarf abgeben, ein Anschreiben ist nicht notwendig). Vor Ort ist der Interviewführer i.d.R. der Kunde, nicht der Headhunter. Nach der Präsentation haben alle Parteien die Möglichkeit, den Termin zu reflektieren und Ihre Entscheidung sowie das weitere Fortgehen zu überdenken. Oft deutet sich schon im Gespräch eine Tendenz an. In der Regel bleibt es nicht bei einer Präsentation, sonder es werden weitere folgen (durchaus bis zu 5 oder mehr, i.d.R. sind es 2-3). Das hängt oft von der Wichtigkeit der zu besetzenden Position und zeitlichen Faktoren in Abhängigkeit der Anzahl der Beteiligten Personen ab.
Zeitfaktor
Hier gibt es keine Regel, denn es müssen die Terminmöglichkeiten diverser Personen (Human Resources, Fachverantwortlicher, Sie als Bewerber und der Berater) in Einklang gebracht werden. Dieser Prozess kann sich über Wochen erstrecken. Nicht selten nimmt sich der Berater heraus, um den Prozess der Terminfindung nicht zusätzlich zu verkomplizieren. Nach der Präsentation können 2-3 Wochen vergehen, bis es zu einer Rückmeldung kommt. Hierüber wird Sie aber der Berater informieren (vgl. Schritt 6).
Schritt 6: Moderation durch den Berater nach Präsentation und Abschluss der Suche
Prozess
Sollten nach den Präsentationen noch Fragen aufkommen, wird der Berater diese gerne für den Kandidaten oder Kunden klären. In manchen Fällen übernimmt der Kunden die Kommunikation direkt mit Ihnen (dem Bewerber). Zu diesem Zeitpunkt (möglicherweise auch früher) wird der Headhunter mit den von Ihnen genannten Referenzen sprechen. Stellt sich nach den Präsentationen oder der Moderationsphase heraus, dass man nicht zueinander findet, so wird der Headhunter dem Bewerber mit der entsprechenden Begründung absagen. In allen anderen Fällen unterschreiben Sie den Vertrag, den Sie direkt mit dem Kunden (Ihrem neuen Arbeitgeber) ausgehandelt haben (auch das Gehalt wird direkt mit dem Auftraggeber verhandeln, nicht mit dem Berater! Der Berater hat lediglich die Aufgabe, Ihnen erste Signale zu geben, ob oder ob eben nicht sich Ihre Gehaltsvorstellungen mit denen des Auftraggebers decken).
Zeitfaktor
Der Berater wird sich nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sowie nach Antritt der neuen Arbeitsstelle und während der Probezeit bei Ihnen melden. Er wird Ihnen auch nach dem Projekt weiterhin als Ansprechpartner in Karriere-Fragen zur Verfügung stehen. Nicht selten wechseln Kandidaten während Ihres Berufsleben mehr als nur einmal Ihren Job durch den gleichen Headhunter.
